Ideas para menos reuniones y más resultados

B. INVITA FORMALMENTE

En tu invitación, provee una breve explicación de que se trata y los puntos a tratar 
Lo ideal es incluir en la invitación una línea que explique, a lo “elevator pitch” de qué se trata y que tipo de reunión será. Así las personas se van preparando y, si es el caso, tienen la posibilidad de mandar a alguien que esté mejor cualificado para aportar en la reunión.

Envía materiales de referencia e información para conectarse en la misma invitación. Esto te garantiza que no perderás tiempo al inicio de la junta, lidiando con los que no pueden conectarse a la presentación en vivo o no encuentran el e-mail con la información para la llamada.

Si estarás tratando con personas nuevas, preséntate. En tu invitación explica quién eres, cuál es tu participación en el proyecto y por qué se te ha asignado. Esto no solo te hará ver como una persona educada y razonable, sino que conseguirás más atención y respeto a tus aportaciones en el tema.

Usar una lista de temas a discutir puede resultar efectivo. La situación ideal es que se envíe de antemano la secuencia de temas (orden del día), la cual, incluso, se puede estructurar con anticipación preguntando a los asistentes qué puntos relevantes quieren discutir. Es también importante que, una vez se establezca un orden de temas, este se respete, evitando que las personas se vayan por tangentes o se brinquen la secuencia acordada. Quien convoca la junta es usualmente quien debe llevar este tipo de control, así como el conteo de tiempo. 

C. RESPETA EL TIEMPO PERSONAL DEL EQUIPO

A menos que sea una razón extraordinaria, programa las juntas considerando la disponibilidad del equipo; lograrás mejor atención y disposición si las personas están libres de preocupaciones.

No cites una reunión para el día que está en curso a menos que sea una emergencia.
Usualmente, las personas planean sus días con al menos uno o dos días de antelación. Darles al menos un día para que se preparen y no tengan que postergar algo que ya planificaron en su dia es una cortesía común que también ayuda a que lleguen más relajados y enfocados.  

Cyril Northcote Parkinson comprobó que el trabajo se extiendea la cantidad de horasque se le asigne. Es decir, que, si se programa una junta para una hora, se consumirá ese espacio de tiempo por breve que sea el tema. Es por eso que se recomienda ser muy consciente sobre cuánto tiempo realse necesita para discutir un tema según el tipo de reunión que se planifica.
 
De igual manera, es de suma importancia comenzar y terminar a las horas señaladas en la invitación a la junta. Esperar a que lleguen todas las partes o, peor aún, detener una junta para poner al corriente de lo que se está platicando a los que llegan tarde, es perpetuar una conducta poco profesional e irrespetuosa para los que sí llegaron a tiempo y tienen más cosas que hacer en su día, independientemente de que posición ocupan en la empresa. 

D. ANIMA

Un grupo en buen ánimo es un grupo productivo. Reconoce a las personas que llegan a tu junta por su presencia y tiempo. Idealmente, salúdales por su nombre o pide que las nuevas caras se presenten brevemente. Hay temas que son más difíciles que otros, pero el ánimo del líder debe ser siempre lo más neutral posible.

E. JUNTAS MODULARES

Otra útil idea es organizar tu junta para atender los temas que le ocupan a gran parte del grupo primero y luego excusarles. De esta manera pueden regresar a sus labores, mientras que las partes interesadas se quedan discutiendo lo demás en un grupo más reducido.

Es importante cuidar que este tipo de acción no provoque ansiedad en el equipo o que haga que se sientan excluidos. Dentro de la cultura organizacional debe existir el acuerdo de que si la asistencia es opcional es porque lo es y está perfectamente bien declinar la invitación. Se recomienda ser lo más específico posible sobre lo que se tratará en la reunión y cuáles serán los pasos posteriores. Ejemplo: “Estaremos viendo el tema X y el tema Z. No me parece que sea necesario que asistas, pero déjame saber si te interesa participar o enviar algún comentario o pregunta. Te compartiré los apuntes de la reunión para que los veas y me avises si sientes que debes sumarte a las próximas reuniones sobre este asunto”.

El experto en asuntos organizacionales, Peter Stark, dice que, cuando las personas reciben este tipo de acercamiento, comprenden que no tienen que participar, pero que son reconocidos en la organización.

F. DELEGA

Muchas veces, las juntas se detienen porque el líder no está presente. Es una buena idea que exista redundancia y que capacites a alguien de tu equipo para que, si te tienes que ausentar, esa persona pueda llevar las riendas de la junta por ti y no se cree un cuello de botella.

G. USA EL MÉTODO ELMO

En el método de gestión de proyectos ágiles, recomiendan insertar en la cultura organizacional el acróstico ELMO, que significa en inglés: suficiente, avancemos (Enough! Let´s move on) como una forma juguetona de pedir que se regrese al foco de la reunión cuando las personas se van por tangentes o cuando ya se entendió lo que alguien planteó. Claro está, esto hay que integrarlo poco a poco y tener la certeza que el equipo está totalmente de acuerdo con este tipo de práctica. Hay equipos que, incluso, tienen un peluche del simpático personaje de Elmo, de Sesame Street, y lo muestran o lanzan al medio de la mesa de juntas como señal tácita de que hay que reenfocar y continuar con el tema en cuestión. 

H. DOCUMENTA

Así como es importante invitar a una junta de la mejor manera, igualmente medular resulta el documentar lo que va sucediendo en esta para, una vez concluida, se plasmen en una minuta los temas que se discutieron, los acuerdos a los que se llegaron y los temas no concluidos o no resueltos.

Esta información deberá ser enviada a los participantes a la junta de modo de concluir correctamente, el mismo código todos,  el círculo de la comunicació.

Extracto del Newsletter de Tresite.