JUNTAS
Parte I
Se estima que diariamente se llevan a cabo unos 55 millones juntas en el mundo y que menos de un 40% logran su propósito.
Las personas que estudian las dinámicas organizacionales establecen que, para mantener un nivel de productividad adecuado, no se debe participar de más de 4 reuniones al día.
Desde un punto de vista operacional, al convocar a demasiadas juntas no solo detenemos el rendimiento de nuestros colaboradores, sino que también estamos haciendo una importante inversión de dinero que habitualmente pasa por desapercibida. Pero, ¿cómo se lidera un grupo de trabajo si no hay una comunicación fluida?
Ideas para menos reuniones y más resultados
Hay que reunirse. De eso no hay duda. Es el momento en el que se coordina el trabajo, se aclaran dudas de una forma ágil, se profundiza en ideas que aportan valor, mientras se va creando cohesión y empatía entre los miembros del equipo.
Sin embargo, menos de un 20% de los líderes de una empresa tienen conocimientos acerca de cómo lograr que una reunión sea efectiva. Esto causa que esos espacios de tiempo dejen de ser un intercambio útil y se conviertan en fugas de tiempo hábil, dejando como consecuencia que se perciban como algo negativo.
A continuación, te ofrecemos algunos consejos útiles para hacer de las juntas una parte esencial de las operaciones de la empresa.
A. IDENTIFICA
No todas las juntas son iguales. Dudley Slater, coautor del libro “Fusion Leadership, unleashing the movement of Monday Morning Enthusaists”, invita a los líderes a hacer un análisis muy básico sobre el tipo de reunión que quiere llevar a cabo antes de convocarla y comunicarle ese propósito a los invitados. Esto ayudará a refinar el enfoque de esta, y por consecuencia será más efectiva.
A continuación, una lista que describe los tipos que son más comunes y que te puede ayudar a identificar qué tipo de junta vas a llamar:
1. Juntas de resolución de problemas. Sirven para explorar un problema o encontrar una solución. Nótese que no siempre se puede solucionar un problema de inmediato. Entonces, se requiere una secuencia de reuniones y/o acciones individuales que luego se reportan en estos foros.
Estas juntas deben limitarse a quienes pueden identificar a cabalidad el problema o los que se ven afectados, y quienes pueden solucionarlo.
2. Juntas para la toma de decisiones
Se deben llevar a cabo únicamente cuando hay suficientes datos para tomar una decisión. Idealmente, antes de la junta, deben existir posibles opciones o cursos de acción que se puedan discutir.
Estas juntas deben limitarse a las personas que toman las decisiones en cuestión y a un mínimo de personas que entiendan a cabalidad lo que se está proponiendo y por qué.
3. Juntas estratégicas
Son momentos en los que se definen qué se va a hacer en torno a una situación. En las mismas no se debe entrar en el detalle táctico de qué acciones se tomarán o cómo se ejecutarán. La función es definir el por qué, y el para qué usualmente es el resultado deseado.
Estas juntas deben limitarse a las personas que tienen poder decisional en la organización y aquellas que cuenten con una idea clara de los recursos disponibles dentro de ésta.
4. Juntas para lluvia de ideas
Ya sea para un proyecto en especifico o para un asunto más amplio, este tipo de junta sirve para lanzar ideas por doquier. La regla es que todas las ideas son buenas y se van recopilando y destilando hasta quedar con unas cuantas finalistas.
Estas juntas deben limitarse a entre 5 a 8 personas que estén entusiasmadas con el tema a tratar de modo que tod@s tengan oportunidad de participar.
5. Juntas de planeación
Se usan para planificar un curso de acción. No es el momento para discutir ideas o asuntos estratégicos. Se presenta el objetivo, se aclara cualquier duda que haya sobre este y se comienza a esbozar los pasos para lograrlo y en que secuencia se llevarán a cabo. La asistencia debe limitarse al mínimo de personas que pueda explicar la estrategia y a las personas que dirigen los grupos de ejecución.
6. Juntas de estatus
Estas reuniones son muy importantes e, idealmente, deben darse con mucha frecuenciay en un mínimo espacio de tiempo. Pueden ser reemplazadas fácilmentepor un informe escrito, un panel de datos (Dashboard), herramientas digitales de planeación interna (Link a airtable), un audio, video, correo o un tablón informativo. El propósito es repasar, antes de que comience la jornada, lo que se espera lograr en esta, si ha habido cambios en las prioridades o si hay algo que esté deteniendo la ejecución de modo que se pueda resolver o encontrar alternativas.
La asistencia debe ser limitada a el núcleo más pequeño que esté haciendo el trabajo en colaboración y la menor cantidad de persona que les dirija.
7. Juntas informativas
Se convocan para informar el estado general de las operaciones, aclarar preguntas sobre algún cambio que se haya efectuado, reportar resultados o tratar cualquier otro tema que requiera una interacción personal.
Usualmente se llevan a cabo una vez al trimestre, se involucra a grupos más amplios y es conducida por los líderes de la empresa.
8. Juntas de retroalimentación
Deben ser espacios seguros donde los participantes se sientan en libertad de reaccionar a eventos recientes, a nueva información, para discutir lo aprendido tras la conclusión de algún proyecto o evaluar alguna propuesta. Se puede reemplazar con un correo electrónico, colocando la información en algún canal digital. La asistencia debe limitarse exclusivamente a las personas concernidas.
9. Juntas de confraternización
Sobre todo con el trabajo remoto, es recomendable que se creen espacios para que los miembros del equipo tengan tiempo de interactuar, intercambiar impresiones, ideas o simplemente conversar como se estaría conversando en el comedor o en algún pasillo de la oficina.
Este tipo de reuniones pueden o no ser moderadas, siempre deben ser optativas y deben tener una frecuencia prudente que no interrumpa los flujos de trabajo. Idealmente, se debe limitar a 10 -15 participantes máximo.
Extracto del Newsletter de Tresite.