Cómo transmitir un mensaje verbal con eficacia
¿Escribir? ¡Sin problema! A eso nos hemos dedicado y es nuestro arte. Sin embargo, la comunicación verbal puede ser un reto para muchos de nosotros. Y es que nos hemos desarrollado conviviendo con nuestras ideas y nuestro teclado, y no necesariamente entendemos que cada persona con la que hablamos podría estar en una frecuencia muy diferente a la nuestra.
A continuación, algunos consejos y tácticas que puedes tomar en consideración a la hora de hablar sobre temas delicados con tus superiores o con tu equipo de trabajo.
HABLA DESPACIO Y DIRECTO
Muchas veces, hablamos tan rápido que no le damos tiempo a nuestro interlocutor a procesar el mensaje. De igual forma, si no hacemos un ejercicio de filtrado y no tenemos claridad sobre el punto al que queremos llegar, hacemos que se pierda la esencia de lo que queremos decir con anécdotas o comentarios aislados que se alejan del propósito.
No solo se trata de hablar a un ritmo que permita que la gente pueda entender y reaccionar a lo que dices, sino filtrar la información de una forma que realmente sea útil, particularmente cuando se habla con personas que no disponen de mucho tiempo para conversar.
VE AL PUNTO
La firma de consultoría internacional en transformación cultural y optimización de procesos, Korn Ferry, en su valiosísimo taller “Get to the point. How to talk to high-ranking executives” recomienda las siguientes técnicas:
Enfócate en tu interlocutor. Piensa en cuáles son las necesidades y prioridades de la persona a quien te vas a dirigir para que orientes tu mensaje hacia esos puntos claves.
Dale prioridad a la información que:
- Sea urgente o tenga fecha de caducidad.
- Afecte aspectos financieros o los resultados.
- Necesite la participación de tu interlocutor.
- Pueda atrasar fechas comprometidas
- Impida el curso de un proyecto
- Sea alguna “mala noticia”
Dirígete a la persona con un tono neutral y con actitud optimista, pero no encubras lo negativo. Es preferible escuchar lo que marcha mal tan pronto como sea posible para buscar soluciones, idealmente basándose en tus ideas para remediarlo. Pretender que todo está corriendo perfectamente hace dudar si en efecto existe comunicación y confianza, y lo peor que podría pasar es que esa persona que te delegó la labor se entere por terceras personas o no pueda responder a sus propios supervisores pues no tienen la información necesaria.
Refina el mensaje. Olvida el drama y la minucia. Selecciona tres aspectos (aunque haya mil, debes poder seleccionar los tres más importantes). Si puedes sustentarlo con información concreta, hechos o mejor aún, con números.
PREPARA EL MENSAJE
Si se trata de informar sobre tu participación en una reunión, usa el formato PRO™, del inglés point of view, reactions, outcome:
- Punto de vista (tuyo)
- Reacción de las personas presentes
- Resultados o acciones
Si se trata de presentar una problemática, usa el formato PARE ™, del inglés point of view, action, reasons, evidence:
- Punto de vista (tuyo)
- La acción que tú recomiendas
- Razones (beneficios/consecuencias)
- Evidencia (data)
SE FLEXIBLE
- Escucha, no te pongas a pensar en qué dirás como respuesta. Absorbe el mensaje con todos tus sentidos.
- Estudia el lenguaje corporal y comprueba cómo sienta el mensaje con las reacciones que vas recibiendo.
- Mantén las respuestas cortas y directas; si puedes, da la respuesta definitiva primero: Sí, No, dato que te solicitaron, y luego elaboras.
DEMUESTRA SEGURIDAD
Proyecta convicción, entusiasmo, franqueza y comunica de forma sucinta a través de:
- Un mensaje depurado
- Expresiones faciales y voz
- Postura y gestos
- Pausas. Está perfectamente aceptado tomarte tiempo para reflexionar y pausar por unos segundos para hilar ideas y darle a las personas tiempo para asimilar la información y reaccionar.
No es necesario ser complaciente, di lo que tengas que decir pues eso, al final del día, es lo que se aprecia de un colaborador: que tenga la capacidad de disentir con razones sustentadas y que pueda traer una nueva dimensión a la discusión.
Extracto del Newsletter de Tresite.